Personalomsättning är en naturlig del inom ledarskapet frågan är bara hur du kan minimera effekten av personalomsättningen och säkerställa en bra övergång till den befintliga personal styrkan. Personalomsättning kan uppkomma både från vårt initiativ som ledare precis som det också kan vara att produktiva medarbetare som väljer att avsluta sin anställning. Det kan som sagt var finnas flertalet anledningar till att en medarbetare slutar eller får sluta. Det är givetvis dock inte kul vid de tillfällen då vi har medarbetare som lämnar för att de fått ett bättre erbjudande som vi inte kan matcha. Oavsett anledningen till personalomsättningen så innebär det ofta en period med högre belastning både för dig och dina kvarvarande medarbetare och många gånger så är personalomsättning inte planerad.
I det här blogginlägget tar vi en titt på några sätt du kan försöka minimera effekten av personalomsättning i ditt team. Du kan inte inte alltid stoppa det, men du kan sätta åtgärder på plats som kan förhindra att det blir en katastrof!
Varför är det personalomsättning?
Personalomsättning kan som vi varit inne på tidigare ske av många olika planerade och icke planerade anledningar. Förhoppningsvis när dina medarbetare lämnar beror det på att de har hittat en fantastisk möjlighet som din organisation helt enkelt inte kan matcha. I andra fall lämnar människor för att de är missnöjda med kollegor, ledarskapet eller att det inte finns några möjligheter för medarbetare att utvecklas hos er eller att de upplever organisationen som reaktiv. Det kan givetvis också vara så att initiativet kommer från dig som ledare för att prestationen inte uppnår önskat resultat. Sedan har vi ju omstruktureringar inom organisationen som kan påverka antalet i personalstyrkan vilket också kan medföra att vi behöver säga upp medarbetare som vi egentligen inte vill förlora.
Intresserad av ledarskap läs även dessa:
Är bra ledarskap medfött eller något du kan lära dig
Tips på när och hur du på bästa sätt kan coacha dina medarbetare
Vad du ska fokusera på för att hantera effekten av personalomsättningen
När det gäller att hantera påverkan av personalomsättning så finns det några områden jag tycker att vi bör fokusera på. Kom ihåg – vi kan inte stoppa det helt och hållet, men vi vill inte hamna i en situation där resten av team inte kan fungera eller riskerar att misslyckas med att nå önskade resultat.
Något jag vet är bra att tänka på för att minimera riskerna vid personalomsättning är:
Kompetensmix: Vi bör sträva efter att minimera risken av att förlora nyckelkompetens när våra medarbetare slutar, vilket gör att teamet får svårt att fullfölja sina arbetsuppgifter eller att det tar mycket tid för att teamet och du som ledare inte vet hur det ska göras och blir då inte gjort effektivt.
Attityd: För att ge ett exempel direkt så kan det vara när en medarbetare säger – ”det står inte i min arbetsbeskrivning” – den mentaliteten kan öka riskerna vid personalomsättning om den/dessa är kvar. Givetvis är det inte så att vi inte alls ska följa arbetsbeskrivningen men det behöver finnas flexibilitet inte minst för att lösa problem som uppkommer p.g.a att medarbetare slutar.
Hög lägsta nivå: Det ideala är givetvis att det finns en bra onboarding/utvecklingsmöjlighet, som ger nya eller etablerade medarbetare kunskap om flera delar inom teamets arbetsområden. Det kommer alltid att krävas starttid, men förhoppningsvis kan vi minska den starttiden och få medarbetarna att ha en kortare startsträcka.
Kapacitet: Om ditt team varje dag och varje vecka behöver vara 100-iga% i både närvaro och effektivitet så finns det inget utrymme för oförutsedda händelser inom teamet vilket gör teamet sårbart även om en medarbetare inte slutar utan enbart blir sjuk. Då behöver du redan nu innan det är tal om en personalomsättning se över arbetsbelastning och kapacitet inom teamet.
Låt oss ta en titt på några steg du kan ta för att försöka ta hänsyn till dessa faktorer och få kvarvarande team att effektivt kunna hantera eventuella förändringar och minskningar av medarbetare i teamet.
Nr 1: Se till att det finns dokumentation som är uppdaterad över samtliga arbetsmoment inom teamet
Detta kan ju anses som självklart men hör så ofta fraser som:
”Anders sjukskrev sig och har nu slutat och vi har ingen dokumentation på hur vi ska göra delar av det arbete som han alltid gjorde”
”Vi har inga processer nedskrivna då medarbetarna jobbat länge och kan detta utantill”
Som ledare har du säkert stött på någon form av detta. Inom en organisation där jag jobbade så kom en medarbetare från ett annat team fram till mig och från ingenstans berättade stolt att han minsann såg till att han skulle göra sig oumbärlig genom att han tog specialuppgifter som han sedan själv styrde allt kring. Detta är livsfarligt för en ledare att medarbetare tänker så och vi behöver alltså verkligen se till att det finns dokumenterat vad som ska göras och hur det görs.
För att minska påverkan vid personalomsättning behöver vi ha instruktioner på viktiga arbetsmoment.
Tänk utifrån:
Processer/flödesdokumentation – Vilka processer/flöden finns i ditt teams arbetsmoment? Genom att tänka flöde och process så kan ni se vad som görs och hur det görs samt när det görs. Kan givetvis finnas flera processer inom teamet så som exempelvis kundflöden aktivitet eller produktflöden produktflöden. Processer och flödesdokumentation kan ge en bra överbild av när, vad, hur inom teamets arbetsmoment.
Hur det görs – Här är det betydligt mer detaljerade, med steg för steg instruktioner. Du behöver inte en procedur för allt. Rekommendation är dock att skapa dessa när det är återkommande och upprepande arbetsmoment eller om någon gör några viktiga steg i något skede som kan vara resultat påverkande så bör det också dokumenteras.
När vi har processer, rutiner och överblick över teamet gör vi livet enklare för alla iblandade. Varför? För allt blir mer repeterbart och information går att finna om det behövs. När någon ny börjar får de samma information som personen innan. Att dokumentera dessa processer och arbetsflöden kan för vissa kännas hotfullt, eftersom de kan känna att det kan bli utbytta. Detta är din roll som ledare att få dem att förstå varför vi behöver det och att de som gör det idag inte nödvändigtvis ska bytas ut. Du kan behöva lägga lite tid på att lugna dina medarbetare om de känner att dom eller deras arbetsroll är hotad.
Ladda ner våra gratis mall: checklista ledarskap och teamresultat
Nr 2: Förtydliga roller och ansvar
Ibland är det inte riktigt klart vad alla gör, inte ens inom en arbetsgrupp. Utöver de processer som nämnts tidigare kan det vara bra att tydliggöra roller och ansvar inom teamet. Ett sätt att göra detta är genom vad som kallas en RACI-matris. RACI står för: R = (responsible) Ansvarig: Den person som faktiskt utför arbetet.
A = (Accountable) Utförare: Den person som i slutändan kommer att hållas ansvarig för arbetet, eller godkänna det. Detta kan vara du som chef eller vid större team specialist eller dyligt.
C = (consulted) Rådfrågas: En person som bör konsulteras för sin syn på arbetet. Dessa människor kan vara utanför ditt team.
I = Informerad: En person som borde informeras om resultatet eller framstegen i arbetet, Kan vara andra chefer, specialister eller ledningsgrupp.
Skapa en tabell och skriv en lista över personerna/rollerna vågrätt och teamets uppgifter/funktioner Lodrätt.
I varje post i tabellen måste du sätta en eller flera av RACI-bokstäverna, som visas nedan.
Vill du läsa mer om R.A.C.I Spana in denna länk från Addima
RACI modellen är vanlig att använda inom projektledning
Hantera personalomsättning genom att utbilda och utveckla flera att kunna hantera de olika arbetsuppgifterna
Ett stort problem i många team är beroendet av människor som är en ”single point of failure”. Med andra ord, de är den enda personen med kunskap och erfarenhet för att utföra en uppgift. Slutar en sådan person och man inte har täckt upp för detta så innebär det ofta problem både för dig som chef och för teamet. Det är därför du måste vidta åtgärder för att försöka minimera effekten om den här medarbetaren väljer att lämna. Försök att alltid jobba för att flera teammedlemmar har överlappande färdigheter inom nyckelområden, snarare än att lita på att bara en person känner till informationen.
Ett bra sätt att hantera detta är att kontinuerligt jobba för att teamet ska få tid och möjlighet att lära av varandra och att ni bygger ett team som samarbetar och kan göra varandras uppgifter. De med nyckelkunskap kan bli mentorer och få tid att lära ut till andra vilket också kan skapa en känsla av att utvecklas även för mentorerna. En viktig del som när det fungerar faktiskt kan göra att personalomsättningen blir lägre för att medarbetarna känner att de får utvecklas där de är idag.
Vill du läsa mer om team och team utveckling så kanske denna kan vara av intresse:
Optimera team engagemanget
Uppmuntra flexibilitet
Ibland stöter jag i mitt arbete på ledare som har medarbetare som inte är villig att göra något utanför sin arbetsbeskrivning och där det kan vara direkt motarbetande mot andra teammedlemmar som ett resultat för att dessa då får göra uppgifterna istället. I medarbetarskapet finns ändå som jag ser det en skyldighet att som medarbetare hjälpa varandra för att kunna jobba både effektivt och få önskade resultat. Det är viktigt att ni aktivt jobbar med arbetsmiljö och kulturen för att inte rättfärdiga de som vägrar när andra gör.
Där det är möjligt uppmuntra flexibilitet och skapa en trygg miljö för lärande.
Arbetsplatsen är dynamisk och behöver kunna förändra och adaptera till förändring men med det sagt jobbar du med ovanstående så klarar ni förändring och personalomsättning bättre och det gör också att teamet har en större flexibilitet och anpassningsförmåga när det kommer till omsättning bland medarbetar i teamet. Självklart är detta ett långsiktigt arbete att kunna vara rustade i teamet och du som ledare för eventuella kommande personalomsättningar.
Har ni en bra plan för detta inom ert företag eller organisation?
Senaste kommentarer