9 bra frågor du som chef kan ställa vid dina framtida medarbetarsamtal

Först så hoppas jag givetvis att du har individuella medarbetarsamtal regelbundet och att det är samtal där båda sidor får tid för reflektion. Där det finns en nyfikenhet på vad som fungerar bra och hur samarbetet och förståelsen kan utvecklas ytterligare. Våra individuella medarbetarsamtal är en bra temperaturmätare hur individen mår likväl som hur gruppen mår.

Efter att i flera år coachat många ledare i flera olika branscher så har vi sammanställt 9 bra frågor som du som chef kan ställa för att själv utvecklas samtidigt som du låter individen och således även gruppen utvecklas.

Du känner säkert igen flera av dessa 9 frågor och att du själv kanske använder dem regelbundet?
Här följer 9 frågor du som chef kan ställa vid dina framtida medarbetarsamtal

1.Vilka delar i ditt arbete anser du att du slösar mest tid på? (som inte ger värde)  

En mycket bra fråga att ställa om den ställs rätt. Att bara ställa den rakt upp och ner och personen i fråga kanske inte är van med dessa samtal så kan det tolkas som du letar fel och vill veta vart och när personen inte är produktiv. Det är inte så denna fråga ska användas utan frågan skall användas för att få fram vart medarbetaren faktiskt tycker att det jobb den gör inte ger värde.

vanliga exempel på tidsslöseri kan vara att ständigt bli avbruten/distraherad och sitter ni i kontorslandskap så kan det vara många av medarbetarna som kan ha svårt att stänga ute ljud och som lätt blir störda. Improduktiva möten är ett annat vanligt exempel precis som e-post hanteringen är för många. Inte minst att många blir tilldelad (cc) helt onödig information i tid och otid som ändå behöver läsas igenom och som därigenom tar tid. Gör en e-post policy och sluta skicka massa onödiga mail till alla och sluta direkt med att kalla alla som eventuellt kan vara bra att ha med på mötet. Kalla bara de som faktiskt ska vara med och bidra.

2.Finns det något vi borde göra som ett team?

Thomas J. DeLong, professor och författare till Flying Without a Net, säger att de bästa frågorna för effektiv feedback är: vad ska jag börja göra, vad ska jag sluta göra och vad ska jag fortsätta göra. Enligt erfarenhet kan direkt feedback vara lite svårt för vissa anställda att dela med sin chef, så vi anpassade den här frågan till att inkludera ”som ett team” för att göra den lite mer lättillgänglig.

3.Anser du att du får tillräckligt med -och eller rätt vägledning från mig i ditt arbete?

Få vill bli detaljstyrd och de flesta chefer vill inte behöva göra det heller men det bygger ofta på kommunikation för att veta vad den andra partnern behöver och vill.  Denna fråga ger medarbetarna möjlighet att ge ärlig och konstruktiv feedback till sina chefer i det individuella mötet.

4.Känner du att du får tillräckligt med feedback på ditt arbete? Om inte, var vill du ha mer feedback?

Hur vi ger feedback och när vi ger det kan vara avgörande för resultatet av samtalet. Vill du ha mer tips både på hur du ska ge feedback och hur du som chef blir bra på att också själv ta emot feedback. Vill du bara ge men inte ta emot då kommer du inte att kunna skapa en bra feedback kultur.

Ge feedback titta här
Ta emot feedback titta här

En liten intressant iaktagelse, titta hur många som kollat på filmen att ge feedback och hur många som sedan kollat på att ta emot feedback. Hur går dina tankar kring detta?

5.Vad kan jag som chef göra för att underlätta ditt arbete?

Denna enkla fråga ger anställda möjlighet att ge information till sin chef som mycket väl kan vara ovetande om vad som skulle kunna underlätta medarbetarens arbete. Precis som Kaizen metoden så fokusera på vad som kan utvecklas och förbättras och som ledare är din vetskap en viktig pusselbit.

Vill du veta mer om Kaizen så finns det massor att läsa om denna metod, bara in och botanisera bland sidorna på google, youtube med flera ställen.

6.Finns det delar i ditt jobb som du skulle vilja ha mer hjälp eller coaching inom?

Att ställa frågan om det finns områden där individen skulle ha nytta eller vilja ha coaching inom vissa områden öppnar upp både för det coachande förhållningssättet och också för att visa att du som ledare vill finnas där det gör nytta. En bra relation på arbetsplatsen handlar om att chefer möjliggör för anställda att utvecklas och lika mycket att anställda hjälper cheferna att utvecklas. Visste du förresten att Google gjort en studie på sina chefer. De fann att den enskilt viktigaste kompetensen som skilde högpresterande chefer från låga, var att chefen var en bra coach. Vill du läsa mer om detta kolla in det här

7. Hur kan vi förbättra vårt teams sätt att arbeta tillsammans?

Hur kan vi arbeta bättre tillsammans som ett team? Genom att ställa denna fråga så kan du öppna upp för information som om att vissa inte kan samarbeta så bra, att det finns ”sub grupper” eller andra områden som inte kan ignoreras. Här har du en möjlighet att som chef lösa eventuella hinder tillsammans med berörda medarbetare. Att ge utrymme för dig och dina anställda att öppet prata om sätt att arbeta bättre tillsammans kan hjälpa er att avslöja problem, men kom ihåg – vissa av sakerna kan handla om dig och ditt ledarskap så du behöver vara var lyhörd och öppen för det.

8.På en skala från 1–10, hur glad är du på jobbet?

Är ett stort fan av den här frågan, inte på grund av själva frågan, utan på grund av uppföljningsfrågan den möjliggör. Säg att medarbetaren svarar med; -”uhm… jag skulle säga en 7a”.
Din fortsättningsfråga skulle då kunna vara, -”Hur får vi dig till en 8a?”.
Det handlar inte om att direkt gå till nr 10 utan om de flera stegen som kan tas för att komma högre upp på trivas på jobbet listan.

9. Är det något vi och jag är otydliga med när det gäller strategi, mål och vision?

Är det något inom dessa områden som skulle kunna göras tydligare? Här är tråkiga nyheter från 2013:
Forskare bad anställda från 20 företag (som tydligt hade formulerat offentliga strategier) att välja strategin från en lista med 6 val. Endast 29 % valde rätt alternativ från listan. Så du kanske tror det är tydligt för att du varit med och tagit fram strategierna men troligen inte så tydligt för de som ska genomföra dem. Här kommer nu en uppmaning till dig att faktiskt prata om målen och strategierna i de individuella mötena och inom en 3 månaders period torde du haft individuella möten med flertalet om inte alla.

 

Vilka av dessa frågor använder du dig av redan idag och vilken eller vilka kommer du att lägga till på kommande samtal?
Har du sett att du har tillgång till flera gratis dokument som du kan ladda ner från hemsidan som kan hjälpa dig.
TRYCK Här så kommer du dit