Chefs Guiden: 5 sätt där du kan utveckla din förmåga att Lyssna Effektivt

Vi vet alla att god kommunikationsförmåga är viktig för ledare. Alltför ofta fokuserar vi på den utgående delen av kommunikationen – att tala eller skriva. Men den inkommande delen av kommunikationen är möjligen ännu viktigare, vilket inkluderar att lyssna. I denna chefs guide bjuds du på 5 sätt att utveckla din förmåga att bli en bra lyssnare.

Du kommer få några enkla och praktiska sätt att bli en bra lyssnare. Bra kommunikation är en tvåvägsprocess där mycket bygger på att också vara en bra lyssnare för en framgångsrik kommunikation. Att lyssna ger dig förståelse. Förståelse är en viktig grund för gott ledarskap. Först när du förstår det som sägs kommer du att kunna anpassa dig för att bättre möta och svara utifrån den givna situationen. När vi lyssnar är det enklare att ta hänsyn till och framförallt förstå andra människors behov.

Tyvärr är det inte så lätt att lyssna aktivt som många verkar tro. Detta är något som ingår som en viktig del under en coachutbildning att förstå vad som sägs och ibland också vad som inte sägs. Det finns många distraktioner på arbetet under en arbetsdag och en av de största distraktionerna är det konstanta surret i våra egna huvuden. Ur ett praktiskt perspektiv hjälper lyssnandet dig att förstå vad behovet är och vilka åtgärder som kan vara bra att vidta och förutom det har en bra lyssnare bättre möjlighet att skapa förtroende precis som det kan visa att man som ledare också kan vara empatisk.

Att bli en bra lyssnare börjar med dig

Som med mycket annan förbättring och utveckling när det handlar om människor och relationsbyggande så börjar det med att först kunna rikta spegeln mot sig själv och först börja med den egna spegelbilden. Att stanna upp och se hur lyssnar och agerar jag själv i olika lägen.

Låt oss säga att en medarbetare kommer in till dig för att diskutera en fråga, hur tror du att det känns för dem om du svarar ja till att diskutera den där frågan men samtidigt fortfarande läser e-postmeddelanden eller kollar din telefon medan du halvlyssnar på vad som sägs? Även om vi antar att du är den bästa lyssnaren i världen och att du *kan* koncentrera dig på två uppgifter samtidigt, se vet vi idag genom flertalet studier som visar på att vi inte är så fokuserade om vi gör flera saker samtidigt. Du kan säkert själv ge exempel på hur det känns när du upplevt att du inte blivit lyssnad på. En bra ledare får andra att känna sig viktiga genom att faktiskt lyssna på vad de har att säga.

5 tips som gör dig till en bättre lyssnare

 Nedan följer några tips som gör dig som chef till en bättre och mer uppmärksam lyssnare.

Eliminera störande moment

På arbetsplatsen finns flera potentiella distraktioner som utmanar vår förmåga att lyssna aktivt. Vi människor har en genomsnittlig uppmärksamhet på 8-10 sekunder så oavsett om du är ledare eller bara en vanlig människa så ett aktivt lyssnande en utmaning. För att kunna hantera detta krävs en medveten ansträngning att minimera de möjliga störande momenten. Det första steget kan vara att ta bort störande moment som aviseringar på mobil och dator och inte ha dessa i närheten. Att titta på din telefon medan någon talar signalerar tydligt ointresse.

För att ytterligare öka din förmåga att lyssna, använd din omgivning till din fördel. Om möjligt, välj en plats där du inte har fri sikt över rörliga människor. Denna placering hjälper dig att hålla fokus på talaren. När jag personligen coachar på arbetsplatser, föredrar jag ofta att sitta med ryggen mot glasväggar om det är möjligt. Detta minskar antalet föremål som rör sig i min synlinje och därmed minimerar distraherande element.

 Konsten att Prioritera Lyssnandet

När någon önskar kommunicera med dig, är det viktigt att du kan ägna tillräckligt med tid för att lyssna. Om du är på väg in i ett möte, är du kanske inte i rätt sinnesstämning för att vara en uppmärksam lyssnare – vilket kan resultera i att du vill avsluta konversationen så snabbt som möjligt. Lyckligtvis finns det sätt att hantera dessa situationer på ett respektfullt sätt.

För det första kan du informera personen om hur mycket tid du har tillgänglig, så att de har en klar förståelse för vad de kan förvänta sig. Alternativt kan du föreslå att ni återupptar samtalet när du har mer utrymme att ägna full uppmärksamhet åt det. Om konversationen är viktig kan du till och med överväga att skjuta upp andra åtaganden. Det centrala är att undvika att tränga in ditt lyssnande i en alltför knapp tidsram. Genom att göra det riskerar du att verka förhastad, oengagerad och eventuellt respektlös. Istället kan du genom att prioritera tid och närvaro i samtalet skapa en atmosfär av uppskattning och betydelse för den som talar med dig.

Läs mer även: Utvecklingsområden för omtänksamma och empatiska ledare

Lyssna utan att vara självupptagen

Det är viktigt att komma ihåg att när det gäller att lyssna som ledare så handlar det inte om dig. Ditt lyssnande är avsedd att öka din förståelse för andra personer eller situationer. Det primära målet är att erbjuda stöd och hjälp när det behövs. Människor har en tendens att koppla det de hör till sina egna personliga erfarenheter. Till exempel, när någon delar en berättelse om en bilolycka, är det vanligt att vi börjar tänka på en liknande situation vi själva varit med om. Om vi inte är försiktiga kan detta leda till att konversationen skiftar till att handla om våra egna erfarenheter istället. Tyvärr kan detta ge intryck av att vi är självupptagna.

Forskning visar att det är tillfredsställande att prata om oss själva, men det är viktigt att inte låta detta ta fokus från det centrala i att faktiskt lyssna. Som ledare bör du alltid sträva efter att lyssna utan att låta ditt ego komma i vägen. Genom att ge den andra personen din fulla uppmärksamhet och undvika att konstant relatera till dina egna erfarenheter, skapar du en djupare och meningsfullare interaktion som bygger på ömsesidig respekt och förståelse.

Du är en bättre lyssnare när du inte har fokus på att lösa problemet

Vi är alla benägna att erbjuda råd och lösningar när någon delar ett problem med oss. Men varför är det så frestande att genast erbjuda svar på andras problem?

Anledningen är ofta att vi inte behöver ta ansvar eller hantera konsekvenserna av våra förslag. Att ge ”lösningar” kan ge en känsla av hjälpsamhet och stöd, men i verkligheten fungerar detta inte alltid som det borde. Att erbjuda lösningar kan faktiskt minska den andra personens ansvar för att hitta en lösning, och det förutsätter också att vi har en bättre förståelse för deras situation än de själva har. I coaching, till exempel, avstår jag ofta från att ge råd. Istället hjälper jag människor att omvärdera sin situation genom att ställa frågor.

En metod för att undvika att fastna i fällan med omedelbara lösningar är att helt enkelt fråga personen:
”Vad skulle du vilja ha av mig i detta samtal?”

Deras önskemål kan vara att bara bli lyssnade på, att fungera som bollplank eller att få din syn på saken. Genom att ställa frågor för att klargöra din förståelse och hjälpa medarbetaren att utforska ämnet, ger du dem möjlighet att själva utveckla sina tankar och lösningar. Det handlar om att sätta deras behov i fokus istället för att automatiskt ge råd.

Intresserad av ledarskap: Läs även om det dolda inflytande

Självreflektion, en nyckel till bättre kommunikation

En bra metod för att utveckla ditt lyssnande är att övervaka dina egna lyssnarvanor. Reflektion är ett ovärderligt verktyg som kan ge dig djupare insikter i hur du interagerar med andra på ett sätt som främjar bättre förståelse och kommunikation.

När du reflekterar över dina lyssnarvanor, kan du fundera över följande aspekter:

– Situationer där du kände ett sug att genast komma med ”din egen lösning” eller dela en liknande berättelse.
– Ögonblick då du kände dig otålig eller uttråkad under en konversation.
– Din egen inre dialog medan den andra personen talade.
– Eventuella distraktioner som tog bort din uppmärksamhet från talaren.

Det är naturligtvis inte alltid enkelt att övervaka dessa faktorer när det händer men det är just därför reflektion är så värdefullt. Genom att ägna några minuter åt att medvetet observera hur du lyssnade i olika situationer kan du få insikter om dina vanor och reaktioner. Dessa insikter ger dig möjlighet att identifiera områden där du kan förbättra ditt lyssnande för att skapa mer meningsfulla och givande samtal i framtiden.

Stärk medarbetaren och teamet genom att utveckla ditt lyssnande

I dag kanske mer än någonsin är din förmåga till att lyssna och kommunicera så viktigt då du kanske som ledare inte har alla på plats samtidigt samt för många ökad arbetsbelastning, ny teknik och brist på tid skapar fler distraktioner, vilket i sin tur kan göra det svårt för människor att verkligen engagera sig i samtal.

Det är dock värt att påminna oss om att effektivt lyssnande sänder ett kraftfullt budskap till vårt team – att vi är genuint intresserade av deras tankar och åsikter. Ibland kan detta enkla steg få människor att känna sig uppskattade och inspirerade att bidra positivt på arbetsplatsen.

Vad är dina bästa tips för att förbättra och utveckla lyssnandet?
Dela dina insikter i kommentarerna nedan och låt oss gemensamt utveckla vår förmåga som ledare!