Fraser du hör på oproduktiva och dysfunktionella arbetsplatser

På ytan kan det först se ut som en riktigt produktiv och hög-funktionell arbetsplats. Medarbetare har fullt upp och göra och de halvspringer från en sak till en annan. Jag har arbetat på dessa arbetsplatser också under min karriär som ledare och anställd. Vad jag har märkt är att dessa arbetsplatser drivs av en underliggande uppsättning beteenden och övertygelser som utgör en del av arbetsplatskulturen. I det här inlägget ska jag gå igenom några vanliga fraser och beteenden som hjälper till att identifiera arbetsplatser som är oproduktiv och dysfunktionell.

När människor arbetar på en oproduktiv och dysfunktionell arbetsplats blir de gradvis en sämre versioner av sig själva. De arbetar sällan med de viktigaste sakerna för att det inte är tydligt vad det är som faktiskt är det viktiga. De behöver lägga tid på att göra om arbete som ej gjorts korrekt. Detta kan givetvis bero på flera saker men delar av detta kan vara otydlighet och brist på följdfrågor i kommunikationen. Flera känner en inre stress och försöker avsluta för mycket samtidigt istället för att tydligare ha en prioritering. Kulturen i dessa organisationer är ofta också att vara upptagna, eftersom upptagna människor verkar mer värdefulla.

 

Felaktig arbetsmiljö bygger väggar istället för vägar

Med tiden skadar denna typ av miljö, människor. De tappar motivationen. De börjar tänka ”varför bry sig” eller ”det spelar ingen roll?” Vissa kommer att lämna för att de ännu inte till 100% blivit indokturerad i denna miljö, medan andra kommer att stanna. Arbetet börjar förlora sitt syfte och sin mening. Då kommer folk att börja göra precis tillräckligt, istället för ett utmärkt jobb. Människor känner sig mest motiverade när de får förtroende, förbättrar sina färdigheter och gör ett meningsfullt arbete. Men när vi känner oss omotiverade är det osannolikt att vi kommer att lägga tid på att försöka bli bättre. Vi går bara hem och sätter på tv:n och tänker att jag ska ta tag i min situation i morgon. Morgon dagen blir dock oftast att det istället ska göras efter helgen, efter ledigheten och så vidare.

Läs också: Främja en positiv företagskultur

Olika fraser att vara uppmärksam på

Här är några olika fraser som kan peka på en oproduktiv och dysfunktionell arbetsplats. Det kan visa på vilken olika typ av oskrivna regler som finns på arbetsplatsen. Dessa regler är kraftfulla, och människor tenderar att följa dem eftersom det är lättare än att gå emot. Se upp för dessa fraser och förbli uppmärksam på vad de betyder.

”Doing nothing is better than being busy doing nothing” – Lao Tzu

 

1. ”Har du mycket att göra?”
   Detta är på en arbetsplats ofta en ledande fråga som leder till att personen säger ja. Man vill inte ses som att man skulle ha för lite att göra. Att det skulle vara ett lika med tecken till att man själv inte skulle vara lyckad utan de som har mycket att göra är det som är lyckade? Detta beror på att vi har blivit betingade att tro att upptagen är bra. Inte upptagen är dåligt. Det betyder att målet är att vara upptagen. Istället för att ha fokus på att göra det som är viktigt blir fokus att vi ska vara/verka upptagen. Och när du siktar på upptagen, kan du göra vilken arbetsuppgift som helst. Det spelar ingen roll vad det är.

2. ”God eftermiddag” eller ”Ska du redan gå?”
   Två riktiga klassiker. Har du hört en eller båda av dem? När någon kommer in lite senare så känner många säkert till att de blivit hälsade med god förmiddag eller god eftermiddag med en underliggande ton som att personen är senare än den som minsann var där i tid. Samma för den som var där tidigt och istället går tidigare kan ofta få höra fraser liknande ska du redan gå eller jobbar du halvtid. Detta levererat som ett skämt men dessa fraser kan sätta sig så att personen kan känna både att den inte gör tillräckligt eller irritation så att fokus hamnar på fel sak än att faktiskt få jobbet gjort. Oavsett när vi börjar eller slutar så handlar det väl om tt få jobbet gjort. Inte när det görs, eller?!
   Jag jobbade en gång på ett företag där dessa fraser sas av både de som kom tidigt och de som kom in senare men i stället var kvar när de tidiga gick. Kan vara bra att reflektera över varför dessa fraser ställs och fråga sig vad syftet egentligen är.

 

3. ”Det skulle vara trevligt att kunna ta en paus”
   Föreställ dig den här scenen. Du tar fem minuter på dig att ta en kaffe, och någon går förbi upptagen och säger ”Det skulle vara skönt att kunna ta en paus”. Vad säger de egentligen? Att den som tar paus är lat eller att den som inte tar det är viktigare för att personen är med hängiven än den som tar en paus? Jag sjävl har varit riktigt dålig på att ge mig tid för paus historiskt sätt även fast det idag är välkänt att pauser är bra för produktiviteten. Jag ska faktiskt ta en paus nu, för jag har redan skrivit denna bloggpost i dryga timmen. Ofta kände jag mig ”skyldig” när jag tog pauser, nu vet jag bättre.

 

4. ”Jag har inte hunnit med annat än att sitta i olika möten”
   När någon stolt meddelar detta på arbetsplatsen är det väl inte mer än rätt och fundera på möteskulturen på en sådan arbetsplats och på hur bra individen är på att planera sina dagar. Även här så är det vissa som känner sig lite mer viktiga. Hade en chef jag coachade i början av min coaching karriär som sa att hen satt i möten 4 dagar av 5, varje vecka. Jag började utmana personen om just denne måste vara med på precis alla dessa möten själv eller om någon i teamet kunde ta en eller flera av mötena? Svaret var nej och att det var viktigt att personen själv var med. Vilken flaskhals! Inte bara för sig själv utan hela sin avdelning. Många möten på olika arbetsplatser är dessutom inte beslutsmöten utan arbetsmöten vilket gör att man avrapporterar och får samtidigt mer jobb att göra till nästa möte. Om man då sitter 4 dagar av 5 i möten när ska man hinna göra något annat?

Tanka nedan checklista för delegering HÄR

 

Så vad gör vi åt våra dysfunktionella och oproduktiva arbetsplatser?

 

Även om arbetsplatskultur är en verklig sak som består av oskrivna spelregler och beteendenormer, tror jag inte att det är tillräckligt bra att säga att vi inte kan förändras ”för att det är så kulturen är på den specifika arbetsplatsen.” Varför? Eftersom kultur är gjord av människor. Du kan inte se och höra kultur. Det du kan se och höra är vad folk säger och vad de gör. Du kan inte hålla kulturen ansvarig. Du kan hålla människor ansvariga för deras beteende och vad de säger. Är du ledare och läser detta har du en stor möjlighet att kunna och behöva ta ansvaret för att vara med och forma en bra kultur.

 

Enkla åtgärder att vidta för att uppmuntra en produktiv och funktionell arbetsplats

 Först kan du börja med att lägga märke till språket du själv använder samt språket som används i ditt team. Därefter kan du föregå med gott exempel och vara en bra förebild för ett hjälpande och engagerande beteende.

Detta inkluderar att uppmuntra flexibelt arbete, ta pauser, ha kortare möten och som dessutom är förberedda i god tid så att deltagarna kan vara förberedda och slutligen fokusera på resultat istället för arbetstid.

Coacha dina medarbetare i produktiva beteenden, som att schemalägga tid i deras kalendrar för viktigt arbete och säga ”Nej” istället för att ta på sig mer och mer.

Som ledare så är det också viktigt att våga bemöta fraser som de jag nämnt och säga vilka effekter de kan få och se till att du själv inte använde dessa eller andra som inte gagnar arbetsmiljön och produktiviteten.

 

Vad har du fått höra genom åren som du sedan reflekterat över inte haft ett bra syfte?
Kommentera gärna nedan.