(+46) 070 200 04 44 marie@way2grow.se

Du är inte ensam du som känner igen dig i rubriken att ofta befinna dig i situationer där du tagit på dig lite för mycket. Jag vet flera ledare och var själv en som var tvungen att jobba med detta aktivt för att inte hamna i den situationen. Kan vara så att man faktiskt tycker det är så kul så att tanken inte riktig faller en in att se över sin arbetsbelastning. Det är dock inte ett problem som är isolerat till ledare utan något som händer både på den organisatoriska nivån likväl som för den enskilda medarbetaren. När jag skriver organisatorisk nivå menar jag när organisationer vill göra för mycket i förhållande till antalet medarbetare. Att man vill göra för många förändringar på en gång vilket sällan slutar med det resultat man hoppats på. I det här blogginlägget kommer jag att beröra vad det kan bero på samt varför vi tar på oss för mycket. Ger också några tankar till hur du kan skapa en bra arbetsbelastning över tid.

Vad kan gå fel med att ta på sig för mycket?

Det finns några vanliga problem jag ser när ledare tar på sig för mycket arbete. Detta är ett relativt vanligt område som ofta berörs som en utmaning för flera av de jag coachar och har coachat.
Till en början kanske detta inte verkar vara ett så stort problem. När allt kommer omkring, om du har tagit på dig för mycket och bara avslutat hälften av det, har du ändå uppnått mycket, eller hur?
Ja det är sant. Du kan fortfarande uppnå mycket, även om du inte kan få allt gjort. Men det finns vissa problem med detta tillvägagångssätt.

När du tar på dig för mycket kan du snart finna dig en situation där:


Självförtroendet får sig en törn.
När du hela tiden bara slutför hälften av uppgifterna på din att göra lista, kan du börja känna dig misslyckad för att du inte klarat mer av det som står på listan.
Upplevelse är att inte ha kontroll. Du har alltid mer att göra på din lista och du känner aldrig att du är klar. Många som befinner sig i situationen att känna att man inte har kontroll över lång tid, kommer in i en osund stressnivå som faktiskt kan vara svår att ta sig ur om man inte kan lägga ihop de faktiska pusselbitarna till varför det är som det är.
Andras upplevelse av ledarskapet påverkar. En ledare som hittat en bra balans och därav levererar resultat på allt denna har på sitt bord, jämfört med en som alltid har oavslutade projekt. Vem tror du kommer att få mer ”cred”, även om det faktiskt är så att du som har saker kvar ändå egentligen slutfört en likvärdig mängd?
Potentiell utbrändhet kan vara risken. Att ta på sig för mycket kan leda till att du blir utbränd. Vägen till utbrändhet kan också medföra att du genom ditt tunnelseende inte är den chef och ledare du vet att du egentligen är. Kan låta hård men ingen kommer att tacka dig när du befinner dig här och få organisationer kommer att ta på sig ansvar då du själv har ett ansvar att kunna leda ditt eget arbete.
Jag själv skickade dubbla budskap i en av de anställningar jag tidigare hade. Jag sa att jag inte han med men fortsatte att leverera. Jag vaknade upp i tid men det var ett hårt uppvaknande då jag en dag fann mig ligga uppkopplad mot EKG maskin med befarad hjärtattack. Det hade som tur var inte gått så långt men ett tydligt ”wake up call” för mig att göra om och göra rätt.

Att ta på sig för mycket är vanligt förekommande för många.
Det kan vara väl värt att fundera på varför du ofta hamnar i en sådan situation.

 

Du har aldrig någonsin hört en ledare säga:
”att ha för mycket att göra hjälpte mig verkligen att stödja och utveckla mitt team”

Ändå så är det många ledare som befinner sig i dessa situationer alldeles för ofta och för länge.

Det är inte lätt att alltid stoppa sig själv eller ändra en vana av att ta på sig för mycket. Finner du dock att detta medför problem för dig att du gör så?  Då är den bästa tiden att börja ta itu med det direkt och inte efter att du blivit klar med allt.

 

Vad kan vara orsaker till att ledare tar på sig för mycket?1. Rädsla för att göra fel val

1. Vad händer om du väljer fel saker?
Du kanske väljer fel och är rädd för att få dåligt resultat!
Vissa ledare övervinner detta genom att inte göra ett val alls. De kommer helt enkelt att försöka göra allt, så det inte finns en risk att göra fel val.
Detta leder till problem för dig som ledare och det kommer även leda till ett problem för dina medarbetare. Då har jag inte ens gått in på vad dina medarbetare kan komma att tycka om dig som undviker att göra val för att det kan kanske eventuellt bli fel.

Detta kan övervinnas är att se till att du har en riktning, vision, mål och syfte för dig och ditt team. Det hjälper dig att lättare bestämma och göra val utifrån om det är i linje eller inte med mål och visionen. Resten får helt enkelt vänta om det ens ska göras. Tipsar återigen om min käpphäst ”Eisenhower Matris” som också kan hjälpa dig att prioritera och då tillsammans med mål och vision kunna besluta vilket val som är det rätta. Ibland kan det ändå visa sig att man gjort ett felaktigt val men det är det bättre att göra fel val än att inte göra något val alls. Du kan nämligen ändra riktning eller beslut efter vägen.

2. Du tar på dig för mycket för att du är rädd att upplevas som motsträvig
Vi vill alla jobb med den där optimisten som alltid säger ja mer än nej, det underlättar liksom vår egen arbetsvardag. Det gör det vill säga, tills det att personen inte hinner med att göra det den sagt att den ska göra. Många är rädda för att vara obekväma och många tänker att jag hinner kanske även detta. Många gånger så underskattar vi nämligen också hur lång tid en sak tar att göra. Innan du säger ja se först att är det i linje med målet och visionen och estimera hur lång tid det kommer ta och lägg till minst halva den tiden ytterligare i tid.

Använd tidigare erfarenheter från ett liknande arbete som guide för att hjälpa dig estimera tiden. Ser du att det inte är i linje med målen och att du inte har tiden det kommer att krävas att göra det så är det bättre att säga nej. Lär dig också att prioritera. Har du 10 arbetsuppgifter rangordna dem från 1-10 där ett är viktigast och 10 är minst viktigast. Då är topp fem din prioritering. Övriga får ligga i reserv att göra senare, delegeras eller inte alls göras av dig. Du kommer att respekteras mer utifrån det än att du tar dig an ett projekt eller arbetsuppgift som du inte kommer att göra ett bra jobb med. Det är inte ditt jobb att vara räddaren i nöden vid alla tillfällen.

3. Ett för kortsiktigt tänkande
Att säga nej kan för stunden vara obehagligt och kan leda till ett svårt samtal med den som vill ge dig arbetsuppgiften och kanske är denna personen dessutom överordnad dig. Vi har därför en tendens att göra det enkelt där och då och säga ja vilket kan skapa ett större problem längre fram för att du faktiskt inte levererar. Du kan undvika det genom att be att få återkomma för att se om du faktiskt hinner. Vet du att du inte hinner säg att du då behöver ta bort andra saker som ligger på dig att göra. Vad ska då tas bort.
Vi behöver börja tänka mer långsiktigt i våra beslut.

Du kan hjälpa till med detta genom att ställa dig själv följande frågor:
Hur kommer det att påverka mig och hur kommer mitt rykte att bli om jag tar på mig saker som jag sedan inte kan leverera? Är jag mer fokuserad på att undvika konflikter eller en svår diskussion än att få det bästa resultatet? Visst är det svårt att tänka på längre sikt. Men jag har sett så många ledare hamna i problem eftersom de inte har tänkt på den framtida effekten av ett beslut de fattat kortsiktigt!

Att ta på sig för mycket är aldrig en bra idé när det kommer till vårt välbefinnande eller mentala hälsa. Om du har fem uppgifter på din lista och du avslutar alla fem, hur fantastiskt känns det? Vad sägs om att bara avsluta fem av tio? Inte lika bra, eller hur. Sluta ta på dig för mycket. Ditt team och din organisation kommer att tacka dig för det i det långa loppet.

Tycker du att du tar på dig för mycket?
Vilka är utmaningarna som hindrar dig från att göra mindre? Skriv gärna en kommentar nedan.

 

Om skribenten.
Marie Wetterstrand är grundare av företaget Way2Grow och har en lång egen erfarenhet som ledare bakom sig. Hon hjälper idag ledare och organisationer över hela norden. Hon är certifierad coach via ICF på PCC nivå och har både en bra förståelse för ledarskapet samtidigt som hon har en bra grund och kunskap inom samtalsmetodiken för att hjälpa ledare och organisationer att utvecklas för att än bättre kunna utveckla inom sina egna företag.

Share This