Att vara en stark ledare trots begränsade resurser; bra strategier att använda

Att vara en ledare idag innebär många gånger att kunna skapa mer med mindre resurser. Målen och förväntningarna ökar men du som chef och ledare har färre medarbetare, en mindre budget och tyvärr också betydligt mindre tid att just få den viktiga tiden med medarbetarna. Avdelningar som en gång hade 30 personer har blivit 20 men fortsatt med uppgifterna som ska göras trots den minimerade styrkan. Det är tydligt från mina senaste chefscoachningssessioner att dagens ledare kämpar med färre resurser men med fortsatta eller ökade krav på resultat.

Det som händer och har hänt i vår omvärld sedan pandemin, krigsutbrott och inflation har påverkat många organisationer och många har varit tvungen att skära ner både budget, medarbetare mm och samtidigt fortsätta framåt för att fortsätta vara relevant nu idag och imorgon. Vi har blivit tvungna att vara mer kreativa och försiktiga med det vi har inom varje organisation. Det märks inte minst på fler möten, ökad rapportering och ytterligare diskussioner om en osäkerhet inför framtiden.  Detta är helt naturligt då vi alla vill stärka upp våra organisationer för att motverka fler negativa effekter i framtiden.  Många ledare är själv hårt pressade från olika intressenter och kan ibland som ett resultat av detta finna sig själv bli mer styrande mot medarbetarna för att själv känna att de har kontroll över situationen. Som coach försöker jag hjälpa till att höja blicken över vattenytan för att kunna se att i tider som dessa kan vi istället behöva jobba mer med det empatiska ledarskapet och hjälpa till att skapa engagemang, ge positiv feedback och vara stöttande i dessa tider. Något som kräver en hel del när man som ledare inte alltid vet allt om framtiden.

Inse att brådskande inte betyder samma som att det är panik

Ledare behöver ha empati och förståelse för sårbarheten som kan finnas just nu hos både teamet och den individuella medarbetaren.  Stress och psykisk ohälsa har rapporterat ha gått upp ända sedan pandemin. En balansgång för dig som ledare att själv vara hållbar men också skapa hållbart yrkesliv för medarbetarna. Som ledare behöver vi själv kunna hantera vår egen stress så att vi inte för över den på medarbetarna. Ibland skulle vi nog alla må bra av att få tid att stanna upp och reflektera över de kommande stegen. Som ledare behöver du vara med och möjliggöra detta för teamet så att du och teamet inte fortsätter och släcka bränder utan kan jobba med en bättre framförhållning så mycket som bara är möjligt. Det betyder att du som ledare också behöver kunna ge mandat att fatta vissa beslut för att inte skapa panik för att du blir flaskhalsen. Jobba med gemensamt framtagna mål och fokusera på uppföljning. Korta sådana så, bygg inte in 58 till möten utan gör det enkelt att kunna fokusera på jobbet.

Läs också: Hur du minimerar effekten av personal omsättning

Offra inte relationerna

Det är lätt att se hur det kan hända under svåra tider att ledare är så fokuserad på uppgiften att hålla organisationen flytande att det har större prioritering än en del mjuka värden så som relationer. Helst om det i ledarens roll ibland innebär att fatta beslut som kan påverka personalstyrkan. Det kan många gånger också vara så att du kanske inte har något val än att be ditt team att ta på sig mer arbete under denna tid. Du kanske också måste skära ned på invanda förmåner och sätta utvecklingsmöjligheter på paus.

Även om det kanske inte finns någon budget för lyx längre behöver chefen fortsatt anstränga sig för att fortsätta bygga starka team inte minst när teamet förändras och relationer både inom och utanför teamet kan förändras. En tidigare gjord rapport från Microsoft inom området det ökade hybrid arbetet visade det sig att hela 81% av de tillfrågade sa att de önskade att ledare skulle ha mer fokus på att hjälpa till med prioriteringen av arbetet och 76% skulle stanna längre på företaget om de hade mer möjlighet för lärande och utveckling.

Sedan pandemin har det också seglat upp ett nytt ”buzzword” för medarbetares avsaknad av engagemang  som fått namnet ”quiet quitting”, där arbetstagare inte längre är villiga att göra mer än vad som redan åligger dem för att de då inte får till en bra arbets- och livsbalans.

Så hur kan en ledare utveckla och behålla engagemanget hos sina medarbetare utan mer resurser?

Skapa en balanserad strategi

Transparens är en viktig nyckeln när du behöver navigera genom turbulenta tider. Du som ledare och organisationen kan behöva omdefiniera vad framgång kan se ut som under en period och också kommunicera vad som behöver göras och att medarbetarnas jobb och uppoffringar är uppskattat. Ta det absolut inte för givet. Förutse vilka utmaningar som kommer och hur ni kan stödja varandra för att övervinna dem. Tänk på de relationer som byggts och hur dessa kan bibehållas genom tuffa perioder. Relationer så som mellan ledare och medarbetare, mellan medarbetarna, med leverantörer, kunder och med eventuellt flera intressenter.

Ledare behöver under utmanande tider få tid att själv kunna bygga egna färdigheter och tid för att kunna stötta medarbetarna utifrån sina individuella behov så som exempelvis extra uppmuntran, att kunna fokusera på rätt saker för att nämna endast några få exempel. Istället ges mindre tid för ledare att ägna sig åt detta i tuffa tider utan mer fokus ligger på att följa de gamla processerna till punkt och pricka medan de ofta i tuffa tider behövs mer mjuka värden. Inte minst för att fortsatt prioritera sina olika relationer och intressenter. Var på en föreläsning för bara för någon vecka sedan med Robert Karjel, överstelöjtnant i flygvapnet som berättade om ett av hans uppdrag att leda helikopterdivisionen som skulle hålla alla fraktskepp och besättning säkra från pirater utanför den somaliska kusten. Han har nu också skrivit en bok om den svenska evakueringen ut från Afganistan. Där gav han tydliga exempel på när gamla byråkratiska processer inte fungerar i icke vanliga situationer. Kunde i hans framförande dra flera paralleller till att leda genom kris och vad som är det faktiskt viktiga.

Här kommer några tips från ledarskapscoachen utifrån att leda en kris inom er organisationen:

1. Var synlig och coacha medarbetarna inom områden som prioritering och tid.
   Ge dem kunskap inom hur de kan prioritera det faktiskt viktiga och vad som inte behöver ha lika hög prioritering. För att lyckas med detta behöver du själv som ledare kunna bemästra det. Blocka tider under dagen då du jobbar med vissa av prioriteringarna. Var lyhörd för medarbetares egen kunskap inom vad som behöver prioriteras och hur de kan bidra med sin kunskap med att vara effektiv med sin tid. Alla kan lära av varandra.
2. Granska processerna och leta efter sätt att effektivisera.
   Är exempelvis en fler nivås godkännandeprocess verkligen nödvändig nu? Finns det några uppgifter som kan automatiseras? Ska ”best practice” dokumenteras så alla inte sitter och uppfinner hjulet hela tiden? Gäller sådant som ändå fungerar även under tuffa perioder.
3. Prioritera dina medarbetare, kärn-kunder och produkter.
   Se över hur ni gör idag, alltså hur det verkligen görs och inte bara vad som står på något papper och fundera på vad som verkligen är viktigt att prioritera.

   Läs också denna om att minimera effekten vid personalomsättning.

1. Ta hjälp för att hantera arbetsbelastning och prioriteringar
   Du kanske befinner dig mitt i resultatet av budgetnedskärningar, mindre antal medarbetare som ska göra mer/person? Jag tror att det ni i dessa stunder investerar i exempelvis en coach, en gemensam eller en workshop kan vara pengar väl investerade. Du investerar i dem som ska göra jobbet och leda en organisation ur en kris. Allt för många lägger alldeles för mycket tid under sin arbetsdag på att vara stressade och frustrerade. Om du som ledare kan hjälpa både dig själv och dina medarbetare att fortsatt ha en lösningsfokusering så kan det hjälpa så mycket. Då kommer du att se att medarbetarna fortfarande visar engagemang, att de kommer att lägga ner mycket tid och på rätt saker och att de ändå kan finna en balans mellan arbete och fritid. Du behöver få alla att dra åt samma håll och ändå vara hållbara. Stress under en kortare period kan fungera men stress under en längre period är skadligt. Led mer utifrån den goda synen på människan och mindre utifrån alla gamla mossiga processer som finns som inte fungerar när du leder en organisation som befinner sig i kris.

Ta dig tid att andas själv så att du kan hjälpa ditt team att navigera genom svåra perioder samtidigt som du hittar sätt att utveckla deras färdigheter med de begränsade resurser som kan finnas att tillgå, även om fokus tillfälligt kommer att vara på effektivitet.

 

Här kan du läs mer om Ledarskapscoaching och teamcoaching
Vi bjuder på det första samtalet.