4 kommunikationsstilar du som ledare behöver agera på

För någon vecka sedan så skrev jag om detta på några av mina och våra (Way2Grow´s) sociala media plattformar och fick ett stort engagemang och tänkte att i ett blogginlägg så kan vi sväva ut lite mer än i korta inlägg.

Min tanke är att gå djupare in några kommunikationsstilar som du som ledare behöver vara uppmärksam på och inlägget ska förhoppningsvis ge förslag på hur de stilar som kommer att presenteras här, hur de kan hanteras. Genom att lära dig mer om dem och se om dessa finns på arbetsplatsen redan idag. Hur vi kommunicerar och är mot varandra kan till mycket visa på hur välfungerande en arbetsplats är. En välfungerande arbetsplats har mycket större förutsättningar att vara lönsamma.

Ni som läst våra tidigare blogginlägg här på Way2Grow – länk till bloggen , vet säkert att vi ofta återkommer till att bra ledarskap är ledare som kan situationsanpassa sig och sitt ledarskap. I detta ingår givetvis hur vi kommunicerar som en viktig del. Vi kan givetvis inte mäta allas kommunikationsstil exakt lika då vi som individer är olika så kan det variera men nedan bör ge dig en tillräckligt tydlig bild på om du känner igen någon inom dessa stilar.

Dessa kommunikationsstilar ska du som ledare agera på

Den passiv kommunikatören

Denna känns igen för att denna mer än gärna – och eller, gör allt väldigt omständigt, allt för att undviker konflikter. Denna person kan till en början upplevas som lättsam. Till en början kan det tyckas vara skönt att jobba med någon som alltid säger ja till allt, men är det alltid det?! Det är inte speciellt utvecklande och kan det vara en som vänder kappa efter vinden?

Denna känner du igen genom att de säger: 
– Vi gör som du vill
– Äsch, det var inte så viktigt
– Det blir säkert bra

Baksidan och den dolda sidan med en passiv kommunikatör kan vara att denne över tid kan bli bitter då denne inte klarar av att kommunicera sina åsikter, behov och önskemål. Passiva kommunikatörer tenderar att ta ett steg tillbaka och låta andra, mer självsäkra eller aggressiva, människor leda vägen. De kan ha svårt att uttrycka sig effektivt och vill till varje pris undvika konfrontation. Detta kan direkt leda till att deras goda idéer aldrig hörs. Inom ett team eller en avdelning bör chefer arbeta för att hjälpa passiva kommunikatörer få tillgång till en mer självsäker stil, så att deras värdefulla insikter och idéer inte förbigås.

Hur kan du effektivt arbeta med en passiv kommunikatör?

Fråga om deras åsikter. Ge dem utrymme i konversationen för att faktiskt ge sina åsikter och ge dem tid att uttrycka dem ordentligt. Avfärda inte deras idéer. Det kan vara så att den som är en passiv kommunikatör har en dålig självkänsla och att denne kanske inte riktigt tror på sig själv.

Viktigt att som ledare här lyfta fram det positiva även om deras idé inte går vidare. Dessa har en tendens att ha svårare i feedback att se skillnad på sak och person. Att säga barskt nej till denna person kan sätta spår hos individen som gör att de inte vill bidra med nya idéer. Dessa personer är inte sämre eller svagare vi behöver bara hjälpa dem att se sin egen kraft och kunskap. Håll samtalen positiva och lösningsorienterade. Var inte arg eller konfronterande, det kommer få dem att stänga av helt.

Sist men inte minst. Dra inte nytta av att den passiva kommunikatören inte säger nej genom lägga på ytterligare jobb på denna person. Här får du som ledare inte göra det lätt för dig.

Hur kan du själv hantera din kommunikation om du känner att du själv kan tillhöra kategorin:

Förstå att även ditt bidrag också är värdefullt. Ge dig själv positiv feedback varje dag på minst 3 saker som du tidigare under dagen gjort bra. Du behöver börja ge utrymme för att faktiskt se detta.

Du behöver inte säga ja till allt utan nej är något du behöver praktisera på att använda mer. Även om det är obehagligt. Det är ändå ingen som kommer tacka dej när du inte längre kan vara med att bidra. Du är redan bra på att kompromissa, men du ska inte alltid kompromissa.

 

Den Aggressive kommunikatören

Denna kommunikationsstil kan många gånger upplevas lite fientlig eller hotfull. Om inte annat väldigt bestämd till gränsen att det är ”my way or the highway”. Inte helt ovanligt kan det upplevas i dialog med denna kommunikatör att de vill ha sista ordet och att det är deras budskap som är det rätta.

Från dessa kan du höra meningar yppas som:
– Jag har rätt och du har fel.
– Nu är det bara så….
– För att jag sa det….

En aggressiv kommunikatör beter sig som om deras bidrag till konversationen är viktigare än någon annans. Många som mött denna står kvar och kan känna sig mindre värda, skrämda och överkörda.
Denna stil finns också hos en och annan ledare. Vissa kan kontrollera den tillräckligt bra för att framstå som modiga, djärva och ambitiösa. Vill betona att det inte är så att alla djärva, modiga och ambitiösa ledare har denna kommunikationsstil. I den dagliga verksamheten är detta inte en bra vinnande stil oavsett om du är ledare eller inte.

Hur du kan hantera en aggressiv kommunikatör?

Ska inte sticka under stolen med att den här dialogen kommer att vara tuff. Aggressiva kommunikatörer är notoriskt svåra att arbeta med. Tipset är att inte vänta med det här samtalet men var förbered. Som ledare behöver du uppmärksamma detta och du kan ha hjälp av att övergripande introducera personen för de olika kommunikationsstilarna. Håll du kvar i syftet med samtalet och ge feedback på vad du ser som chef. – Hur det kommuniceras och vad du ser att personen kan utveckla i sin kommunikationsstil. Försök att få till en öppen dialog där personen själv får bidra till hur denne skulle kunna ha uttryck informationen eller budskapet och hur denne tror att detta skulle ha tagits emot i förhållande till anledningen till att ni nu har denna konversation.

Vill du ha tips om hur du kan förbereda dina svåra samtal så köp vår e-bok inom ämnet. Mycket matnyttigt och inte så lång.  HÄR

Hur kan du själv hantera din kommunikation om du känner att du själv kan tillhöra kategorin:

Innan vi fortsätter, för det första. Starkt att kunna erkänna att du känner att du ibland kan tillhöra denna kategori. Du behöver jobba på att kunna känna mer empati för att sätta dig in i hur budskapet kan komma att mottas. Bli medveten om syftet med din kommunikation. Som ledare ska du bygga upp inte trycka ner.

Vad säger ditt kroppsspråk och ditt tonfall? Kanske kan du göra justera för att bli mer öppet och inbjudande så att inte någon känner sig hotad i din närhet. Ta ett steg tillbaka och tona ner det. Kollegor kommer att reagera mycket bättre på en ny, lugnare konversationsstil. Ändra din synvinkel. Du vill inte ”vinna” konversationen, du vill lösa problemet. Det finns en mycket bättre chans att göra det om du arbetar tillsammans med andra som vill samma sak.

Den passivt aggressiva kommunikatören

Denna kommunikationsstil kan vara lite svår att ta på då den kombinerar både passiv och aggressiv kommunikationsstil. Här kan de passiva kommunikatörerna som inte tar tag i eller inte får hjälp med sin kommunikation hamna när de blivit syniska och bittra. Det passiva finns på ytan medan det aggressiva puttrar under. För utomstående kan det verka trevligt och hjälpsamt men du kan ha en helt annan bild än den som är passivt aggressiv som kan verka från en plats av bitterhet.

Dessa säger saker som:
– Jag skojade bara
– Om du säger det så…
– Som att jag bryr mig

Det som sägs har bubblat upp till ytan och kan visas genom sarkasm, att personen är nedlåtande.  Bli inte förvånad om det kommer skvaller om andra från denna person. Deras frustration kommer ut som indirekta budskap. Den aggressiva säger det rätt ut den passivt aggressiva mer subtilt. Delar gärna med sig av sitt missnöje men står inte får att vara budbäraren av det som nu kanske florerar på arbetsplatsen när det gäller rykten. Det finns inga tillfällen då denna kommunikationsstil lämpar sig på en arbetsplats. Du som ledare behöver ta snacket med denna och vara tydlig och rak precis som till den aggressiva kommunikatören.

Du kan läsa mer i vår e-bok svåra samtal som du finner här. Där finner du bra checklistor och tydligt tillvägagångssätt innan, under och efter samtalet.

Hur du kan effektivt bemöta en passiv aggressiv kommunikatör

Kan du se vilket motiv som personen kan ha?
Om det finns en yttre kraft som får dem att kommunicera på det här sättet, kan det ligga inom din makt att hjälpa till att lösa det problemet. Använder de konsekvent denna stil?  Händer detta bara när de ställs inför korta deadlines exempelvis? Fundera på vad som kan vara orsak till agerandet.

Viktigt att du själv i kommunikationen med denne inte lägger dig på samma nivå. Du behöver tydliggöra vad du ser och konsekvensen av deras agerande. Försök att få fram deras svar på frågorna ofta även om du själv innan mötet bör ha funderat på dessa då det kan påverka vad och hur du kommunicerar. Ha dialog om kommunikationsstilar och hur denne kan se hur den kan utveckla sin och om den kan tänkas pröva att vilja göra det. Var tydlig.  Visa vilken kommunikationsstil du föredrar att deras budskap ska levereras i. HÄR får du tips på hur du tydligt ger feedback

Hur du själv anpassar din passiv-aggressiva stil för att kommunicera bättre om du själv tillhör kategorin

Reflektera över vart din inre ilska kommer ifrån. Känner du kanske att ditt team inte lyssnar på dig? Känner du att dina bidrag förbises? Ta reda på problemet och bolla detta med någon så att du i din tur sedan kan kommunicera detta med din chef eller berörd part. Fundera också på det egna syftet när du kommunicerar.

Förstå att arbetsrelationer kan vara komplicerade. Att innan samtalet fundera på att kommunikationen ska ha rätt syfte. Agera inte i affekt.

Den manipulativa kommunikatören

När man väl kommer på att man har blivit utsatt för en manipulativ människa så är det något man aldrig vill uppleva igen. Har du en sådan i arbetsgruppen så kan du vara säker på att du behöver jobba hårt för sammanhållningen i teamet. Den som är manipulativ är bra på att planera och visualisera sina mål. Tänk vilken kraft om de i stället fick möjlighet att utveckla det coachande förhållningssättet och att jobba tillsammans med andra för att uppnå målet.

Genom att prioritera allas behov, inte bara deras egna, kunde de uppnå bättre resultat utan att göra sina kollegor upprörda.

Hur du på ett smart sätt kan hantera och föröka att utveckla den manipulativa kommunikatören

Precis som med en aggressiv kommunikatör, använd ett coachande förhållningssätt och försök att få dem och se hur en annan kommunikationsstil kan utveckla dem och andra.

Se till att hålla fokus på målet och ämnet för dialogen och efter ni kommit överens om nästa steg be om återkoppling så att ni har samma uppfattning vad som ska göras och följ regelbundet upp och primera framstegen du ser. Var tydlig och konsekvent så kommer de att se att du inte är ett mål för deras kommunikationsstil. Genom att bestämt men artigt vägra att låta dem manipulera dig kommer de att anpassa sitt tillvägagångssätt.

Hur du på ett bra sätt kan anpassa din manipulativa kommunikation till något bra

Du behöver utveckla och lära dig hur du tydligare kommunicerar dina behov och önskemål.
Var konsekvent och kom ihåg att leta efter lösningar som gynnar alla, inte bara dig. Håll dig borta från att använda känslomässiga argument. Var saklig, exakt och direkt i din kommunikation.

Avslutningsvis

Det vi ska komma ihåg är att få befinner sig i ytterkanterna av dessa nämnda kommunikationsstilar vilket innebär att det kan finnas underliggande orsaker vi behöver ta in i beaktande och du bör i den egna kommunikationen alltid sträva efter att vara tydlig och genuin i ditt budskap. En genuin och tydlig ledare har inga behov av att trycka ner andra.
Denne håller sig till sanningen och vill bidra till tydlighet i kommunikationen till andra.
Ett tydligt kännetecken är att dessa ledare i dialog med andra använder jag-uttalanden så som exempelvis ”jag känner att du avbryter mig under genomgången vilket undergräver framkomsten av budskapet,” snarare än ”Du måste vara tyst under mötet eftersom du hela tiden avbryter vilket medför att de andra inte fattar”. Sist men inte minst en bra kommunikatör och ledare är en bra lyssnare.

Vad tänker du om de 4 nämna kommunikationsstilarna. Hur du stött på någon av dem?